天津博盛商业保理:基于目录控制思想的政府信息资源管理及其发展趋势

目录控制思想在政府信息资源管理领域的应用及其发展趋势

谭必勇

（山东大学历史文化学院，济南，250100）

[摘要]  在政府信息资源管理领域，目录控制思想的应用主要表现在政府信息资源采集机制创新、政府信息公开渠道拓展、政府信息资源开发路径突破、政府信息资源服务体系集成、政府信息资源规划等环节。政府信息资源目录控制对象的扩大化、政府信息资源目录控制方法的标准化、政府信息资源目录控制方式的合作化、政府信息资源目录控制技术的智能化等是当前及未来政府信息资源目录控制的发展方向。

    [关键词]  政府信息资源管理  目录控制  应用   发展趋势

    [中图分类号]  D035       [文献标识码] A

[Abstract]  In the field of government information resources management, the applications of bibliographic control mainly include the innovation of government information gathering mechanism, the extension of government information publicity channel, the breakthrough of path of government information resources employment, the integration of service system of government information resources, government information resources planning (GIRP) and so on. In the future, the bibliographic control of government information resources will be object-enlarged, standardized, cooperativized, and intelligentized.

[Key words]  Government information resources management   Bibliographic control   Application   Development trend

现代信息技术使政府信息资源的数量增长很快，分布又非常分散，给人们获取政府信息资源带来了很大的困难，于是人们开始将目录控制思想引入政府信息资源管理领域。早在1975年，美国图书馆协会（ALA）就开始研究计算机如何应用于政府出版物目录控制的问题^[1]。1996年，Dena Holiman Hutto撰文指出，在新技术条件下，传统的目录控制思想对政府信息资源的获取仍有相当的价值。他建议图书馆界、政府信息提供商、自动化专家合作研究目录标准，把政府信息资源的目录数据库与图书馆目录链接起来，甚至通过因特网资源编目以展示物理馆藏与各种远程获取政府信息方式之间的关系^[2]。20世纪八九十年代以来，随着世界各国电子政务建设的加快和普及，目录控制在政府信息资源管理资源领域逐步得到了较为广泛的应用，并对政府信息资源管理活动产生了积极的影响。

1  目录控制思想在政府信息资源管理中的应用

目录控制从微观上通过著录、标引、规范控制等手段达到对具体文献的定位、控制，而在宏观上通过选择控制（入口）和传播控制（出口）而实现对信息流的协调和控制。可见，目录控制作为一种控制和管理文献和文献信息流的基本机制，已经突破了书目和书目系统的限制，可以实现对人类社会活动中形成的各种文献资源的控制和管理。随着现代意义上的政府信息资源管理活动的诞生，目录控制很快又在这一领域找到了发挥的空间。

1.l  目录控制与政府信息资源采集机制的创新

    政府信息资源采集是政府信息资源管理活动的重要环节。尤其是在电子政务环境下，为了推动政府信息资源的共享，一定要实现“一次录入、多次使用”，避免充分采集和建设带来的浪费^[3]。就我国而言，目前情况尚不尽如人意。由于我国信息资源采集机构的结构不合理，现有大多数信息机构（统计部门、信息中心）主要负责经济信息的搜集和处理，搜集和处理社会以及其他方面信息的机构较少；长期以来，我国政府部门采集信息往往依靠层层填写、汇总统计报表的方式，在缺乏有效监督的情况下，难以保证信息的真实性、完整性；信息机构缺乏主动搜集信息的动力机制，往往只是根据上级下达的任务搜集有关信息^[4]。因此，为了打破一些政府部门由于垂直化管理和缺乏横向沟通而形成条块分割的“信息烟囱”，应当从目录控制的角度，建立层次多、范围广的政府信息资源采集机制。

    （一）实施积极主动的采集策略。通过相应的激励机制，促使各政府部门主动地采集信息资源，尤其是政府数字信息资源。随着网络的日益普及，信息的生成更加快速、分布更为广泛，而原生政府数字信息资源由于技术、制度等方面的原因具有更易“挥发”的性质，如果不加以主动地采集，很大一部分政府数字信息资源就将永远地消失在数字空间中，成为人类社会中无法恢复的记忆。例如，在电子政务和数字信息资源管理非常发达的美国，每年通过政府出版局（GPO）发行的政府出版物中，有65%将没有印刷版目录^[5]。这就给目录控制工作带来了挑战，也要求相关部门应采取更为积极的行动去采集政府信息资源。

（二）建立联合式的采集模式。政府信息资源来源广泛，数量庞大，格式多样^[6]，单靠政府部门难以完成相应的采集任务。为了实现对政府信息资源较为全面的目录控制，政府信息资源管理机构可以与图书馆、档案馆等公共信息机构甚至信息公司建立合作关系，通过一定的科学分工，分别形成对特定类型政府信息资源的完整采集。例如，美国康奈尔大学农业图书馆与美国农业部就开展了农业信息资源采集、整理和加工方面的合作。当然，联合式的采集模式只适用于可共享的那部分政府信息资源，属于国家机密等不可公开的政府信息资源，一般只能由政府部门独立进行采集。

    （三）建立以用户需求为基点的采集方法。用户需求是政府信息资源管理的目的，以需求为基点的政府信息资源采集可以真正满足不同用户的需求，提高政府信息资源采集的效率。这就需要改变传统政府部门围绕上级任务被动采集的方法，开展以业务流程和公共服务的有效运转为出发点的信息采集方式，将信息采集与用户需求有机地结合起来，提高信息采集的针对性、有效性。

1.2  目录控制与政府信息公开渠道的拓展

政府信息公开不仅是公告管理领域和制度和法律问题，也是事关电子政务建设的基础性问题。目录控制一直在政府信息公开中发挥着非常重要的作用。传统环境下，欧美各国的政府机构通过发行单一的政府出版物目录、索引，通过寄存图书馆计划（FDLP）^[7]从而实现政府信息的公开与传播。而在很长的一段时期里，寄存图书馆计划这种区域性寄存图书馆机制保证了有形的（tangible）政府信息产品的永久保存和获取^[8]，成为政府信息公开的重要渠道。计算机的出现使得政府信息公开发生了变化，传统的单一的政府出版物目录、索引难以适应数字环境下海量政府信息资源的定位、公开与传播工作。根据1996年美国《电子信息公开法》的规定，美国政府机关要在政府网站上设立了专门的电子阅读室，公众能够通过电子阅读室获取一切可公开的政府信息^[9]。

实际上，随着计算机和Internet的出现，传统的政府信息公开方式就一直面临着调整。早在1995年美国国会就授权美国政府出版局（GPO）进行政府信息出版的电子化研究，以此为契机，GPO建立了以图书馆馆藏建设原则为基准的政府信息的电子馆藏，将现代信息科技与传统的目录控制融合作为整合政府信息资源的新工具，并开发了电子档案和电子归档系统，从而实现在网络环境下公众对政府信息的永久获取^[10]。此外，政府信息定位服务（GILS）和基于Dublin Core的一系列政府信息资源元数据的出台及网络化应用，使得网站成为政府信息公开和获取的重要渠道。我国正在建设政府信息资源目录体系，将成为提升我国政府信息公开水平、拓展政府信息公开渠道的重要基础设施。

1.3  目录控制与政府信息资源开发路径的突破

    信息资源开发包括广义和狭义两种。广义上的信息资源开发包括信息本体开发、信息技术研究、信息系统建设、信息设备制造、信息机构建立、信息规则设定、信息环境维护、信息人员培养等；狭义上的信息资源开发则专指对信息本体的开发，主要包括信息的生产、表示、搜集、整序、组织、存储、检索、重组、转化、传播、评价、应用等^[11]。为了便于本文的讨论，本文所指的政府信息资源开发是从狭义的角度进行定义的。由于政府信息资源占据着社会信息资源的绝大部分，因此对政府信息资源的有效开发无疑是信息化建设的首要任务。从目录控制的角度看，政府信息资源开发就是政府机构内外所有的政府信息资产变为具有不同共享范围的政府信息产品的过程，政府信息资源开发也是对政府信息资产进行整理、控制和增值化处理的过程。

（一）目录控制要求政府信息资源开发要具有宏观性、整体性和协调性。政府信息是分别保存在不同机构、不同区域，因此在进行开发过程中一定要做好各级各部门的协调工作，以免发生重复开发的现象。全国政府信息资源目录中心可以对全国范围内的政府信息资源开发工作提供指导：哪些信息资源应当优先开发？哪些部门可以对哪些资源进行统一的开发？不同区域的政府信息资源如何集成开发？等等。其他各级政府信息资源目录中心也应当在相应的职责范围内为政府信息资源开发工作提出建议。   

（二）目录控制为政府信息资源的多元化开发模式提供了平台。政府信息资源开发应当由政府机构、非营利性组织、企业等共同参与，而不仅仅由政府部门单独承担，不同的部门可以通过国家各级政府信息资源目录中心的平台开展相应的信息资源开发工作，以谋求政府信息资源开发的最大效益。

    （三）目录控制要求政府信息资源开发以用户为核心，突破政府信息资源的部门和地域限制，实现政府信息资源的整合。

1.4  目录控制与政府信息服务体系的集成

    目录控制是通过提供信息资源的描述、定位、检索机制，对信息资源实行微观和宏观控制，以最有效地实现信息资源合理而充分的使用。因此，目录控制的根本在于利用和服务。政府信息服务是体现在政府部门之间、政府与企业之间、政府与民众之间的信息资源服务的行为^[12]。目录控制的成果，最终以目录工具和服务的形式出现，尤其是数字环境下，数字化目录数据库、主题网关（subject gateway）、网络资源指南、搜索引擎等全新的形式^[13]，为政府信息资源服务开辟了新的途径。

（一）政府信息资源的指引服务。政府信息资源目录数据库、网络政府信息资源指南等为公众获取政府信息资源提供了有效的指引。目前，世界一些国家建立了全国性的政府信息资源目录数据库并通过因特网向公众提供免费的查询、检索服务，公众通过查询系统可以获得印刷版、缩微版政府信息资源的获取途径与方法，而且能够通过目录数据库提供的超级链接获取到数字化政府信息资源的全文。美国的CGP目录查询系统（http://catalog.gpo.gov/F）、加拿大的政府出版物检索系统（www.publications.gc.ca）都可以提供类似的服务。目前，这些国家正考虑将重要的传统政府出版物数字化后也通过目录数据库检索系统提供全文服务。此外，也有部分商业化的政府信息资源目录数据库以收费的形式提供服务，如OCLC的WorldCat就收录了来自世界各国的一些重要政府出版物。

    一些协会、学术机构等非营利性组织出于学术研究的目的，收集和整理网上政府信息资源，建立了网络政府信息资源指南，也成为引导公众获取政府信息资源的重要方式。例如，1994年起源于加州大学河滨分校（University of California, Riverside）的INFOMINE项目就是一个包含政府信息资源的综合性学术资源指南。目前，INFOMINE包含了超过10万条学术性资源网站的链接，其中有关政府信息的链接有7121条^[14]，政府信息资源的内容涵盖了加州政府、联邦政府、研究中心和其他国家的重要网上信息资源，其检索界面（http://infomine.ucr.edu/cgi-bin/search?govpub）可以提供多途径的检索（如图1）。我国国家图书馆在资源导航中也提供了“政府信息导航”，涉及公文公报、国务院各部委、国务院直属机构、中央及地方政府网站、政府资源数据库等国内重要政府信息资源，也包含少量国外政府信息资源的指引服务^[15]。

    此外，Google、Yahoo等著名搜索引擎也有网上政府信息资源的主题、区域分类目录。这些都是目录控制思想在政府信息资源指引服务中的具体体现。