皮肤科专家免费咨询:自动批量打印明信片

　　关键步骤：纸张设置和文字定位。

　　下面笔者以Word 2000和长为10cm、宽为18.4cm的贺卡（图1）为例介绍具体操作方法。

　　1.设置纸张大小

　　打开Word选择“文件→页面设置”进入“纸型”选项卡，设置宽度为18.4cm、高度为10cm（具体大小以贺卡实际尺寸为准）。

　　2.文字定位

　　①先定位收件人的邮编。用直尺量出收件人邮编框的最左边一个框的左边线和上边线离贺卡的左边线和上边线的距离分别为1.3cm和1.1cm，再量出邮编框整体宽度为5.4cm。得到具体尺寸后，在Word页面的左上角添加一个矩形框，点右键选“设置自选图形格式”，进入“大小”选项卡，设置宽为1.3cm，高为1.1cm。

　　②点击“插入→文本框→横排”，用鼠标随意画出一个文本框，然后在文本框中输入邮编，邮编的字体设置为20磅黑体（也可以设置成其它字体和大小）。点击“格式→段落”，进入“缩进和间距”选项卡，在“行距”栏中选择“固定值”，在“设置值”栏中填写18，“对齐方式”设置为“分散对齐”。　　提示：“设置值”栏中18的取值方法是：字体的磅值减去一个估计值，目的是让文本框内的文字紧挨文本框的上边线。另外，在量尺寸时也要用实际量得的尺寸加上或减去一个估计值，这个估计值根据你设置字体的大小而定，目的是让文字被放置在文本框的正中。
 ③双击“文本框”，在“颜色和线条”选项卡中将填充颜色和线条颜色设置为“无填充颜色”和“无线条颜色”；进入“大小”选项卡，将宽度设置为5.4cm；进入“文本框”选项卡，将文本框的内部边距上下左右都设置为0。选中邮编文本框，按住Alt键，用鼠标拖动它，直到它的左上角与矩形框的右下角重合。

　　④量出三条线中第一条线的左边起点与贺卡的左边线的距离7.3cm；然后量出各条线与贺卡的上边线距离分别为4.9cm、6.1cm和7.3cm；最后量出三条线的长度，都为7cm。

　　⑤将左上角矩形框的大小设置为宽7.3cm、高4.9cm。以矩形框的右下角为起点，按住Shift键，画一条直线，双击它进入“设置自选图形格式”，将宽度设置为7cm。第一条线定位好后复制、粘贴出第二条线。再次选中矩形框，将高设置为6.1cm，然后将刚粘贴出来的那条线的左边起点移动到矩形框的右下角。用同样的方法再制作出第三条线。

　　⑥分别在三条线的上方插入横排文本框。文本框的宽度与三条直线的长度相同，左右位置与直线对齐，上下位置适中即可，文本框中文字的“对齐方式”设为“居中”。然后用第③步的方法，将三个文本框设置为“无填充颜色”和“无线条颜色”。最后把刚才画的三条辅助直线删除。

　　提示：设置三个文本框的字体时，要考虑到收件人的地址长度不定的问题，笔者通过人工调整和压缩文字横向宽度的方法来调整。压缩文字的横向宽度的方法是：点击“格式→字体”，在“字体间距”选项卡中的“缩放”栏选择适合的百分比，小于100%时，横向就被压缩，大于100%时，横向就被加宽。

　　⑦最后定位发件人的邮编。量出贺卡右下“邮政编码”字样中“码”字的右边线与贺卡左边线的距离为12.3cm，该字上边线与贺卡的上边线距离为8.4cm。尺寸量出后，用定位收件人邮编的方法定位发件人的邮编，不过该文本框的“对齐方式”不是“分散对齐”，而改为“居左”。全部调整完后将辅助定位用的矩形框删除，结果见图2。

　　显示个性 添加祝福语

　　祝福语的制作就简单多了，因为它的位置比较灵活。如果你觉得直接用文本框输入的祝福语太单调，可以点击“插入→图片→艺术字”，在“‘艺术字’库”窗口中选择满意的“艺术字”。在出现的“编辑‘艺术字’文字”窗口中可以输入祝福语，并对字体、字号进行设置。

　　如果你的打印机是黑白打印机（和笔者的一样），那么在选择艺术字类型时，就要注意所选的字体在转成黑白后是否还有效果的问题。如果艺术字都不能满足要求，可以通过“插入→图片→来自文件”，将自己喜欢的图片插入到祝福语处；有扫描仪的朋友可以把自己的个性签名扫描下来插入；还可以用Photoshop之类的图像处理软件，先将祝福语处理成理想的图片，再将图片插入。　　提示：笔者建议不要直接将图片插入，在插入图片之前先插入一个文本框，然后在文本框中插入图片。这样可以避免以后在调整图片的大小时影响其它文字的位置。
提高效率 利用“邮件合并”

　　批量生成贺卡

　　把收件人的地址写进Excel文件（包括必要的列，如收件人邮编、收件人地址、收件人姓名、发件人地址等）。在Word中选择“工具→邮件合并”，按照提示插入合并，将Excel中的收件人邮编、收件人地址、收件人姓名等与贺卡的收件人邮编、收件人地址、收件人姓名等一一对应（图3），再用“合并到新文件”生成新文件。在新文件中把全部页面浏览一遍，调整收件人地址较长的页。

　　提示：在Excel文件中，要将收件人邮编列的格式设置为文本，因为收件人邮编的对齐方式是分散对齐，若设置为数值型，则在打印时邮编会出现打印不全的问题。关于运用“邮件合并”功能的具体方法请参见2003年第51期C11版《多快好省，高效处理成绩通知单》一文）。

　　喜获丰收 打印贺卡

　　将贺卡以正确的方式放入打印机，以笔者的打印机为例，把收件人邮编那一边朝上，竖直放入打印机；在打印设置窗口中，纸张大小选择为自定义，并将宽度设置为1000、长度为1840，单位选择为0.1毫米；然后将纸张方向设置为“横向”，点“确定”开始打印，打印结果见图4。

　　提示：在正式打印之前，建议朋友们准备一张与贺卡一般大小的白纸，先放入打印机进行实验，然后与贺卡重叠对照位置，若位置出现偏差，应及时调整。

　　本方法不仅适用于贺卡，还可用于批量“写”请柬、信封、奖状等，有兴趣的朋友不妨自己试一下。