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用EXCEL搭建企业信息系统（推荐）

文章来源：互联网

　　最近笔者用EXCEL服务器为某公司度身定制了一个涉及公司所有部门、用户近百人的费用报销管理系统。耗时不多，却涵盖了费用计划审批、费用报销、数据查询、统计分析、图表分析、系统管理等众多内容，而且由于最终用户的操作界面是人人都熟悉EXCEL，培训难度大大降低，在这里和大家分享一下经验。

　　 整个设计和应用分以下几部分：

　　 1、系统分析：工作状况描述、信息化基础分析、确定系统目标、系统设计思路

　　 2、管理台设置：设置组织机构、角色、用户、数据规范、自动编号

　　 3、报表模版设计：定义数据项、定义表间公式

　　 4、系统应用：报表填报、审批、自动统计汇总、查阅、修改、删除、数据查询

　　 5、结合EXCEL实现动态图表分析

　　 6、系统管理常用功能：数据备份和恢复、查看系统日志、查看在线用户

　　 1、系统分析

　　 1.1工作状况描述

　　 笔者设计的费用管理系统主要涉及三方面的工作：

　　 1）费用计划审批：各部门行政人员每月手工书写部门费用计划申请，部门主管签字后，由财务主管审批。通过审批后的费用计划，作为下月报销费用的额度控制指标。

　　 2）费用报销：报销人手工填写报销单后由部门主管签字，如果超过当月费用计划还需要财务主管签字。财务会计负责核实是否超过费用计划，是否经过财务主管签字。

　　 3）费用统计汇总：各部门每月月底统计本部门的的费用支出，通常以流水帐形式；财务部会计每月月底用EXCEL统计汇总各部门支出情况，打印后上报财务主管和公司经理。涉及的报表为《部门全年费用支出汇总表》《月度各部门费用汇总》《年度各部门费用汇总》

　　 1.2该公司的IT基础

　　 有局域网，各部门有自己的电脑，各部门员工绝大多数都会使用EXCEL的基本功能。

　　 1.3希望通过建立费用管理系统达到以下目标：

　　 1）同一数据，只录入一次，自动进行统计汇总：目前不论是各部门自己的统计报表还是财务部的费用统计表，数据来源都是报销单，但是每次做统计报表时，都需要根据报销单的纸单据各自录入数据。因此同一个数据需要被重复录入、汇总、分析。希望通过建立费用管理系统，所有数据只输入一次，所有的统计分析工作由系统来实现，将大大提高工作效率。

　　 2）提高查询信息的方便性：目前各部门查看报销信息是通过“网上邻居”找到财务部的电脑，然后找到共享文件夹里的每月费用统计，或者看本部门手工记录的信息。

　　 3）提高信息的及时性，加强费用控制：由于目前各部门的费用信息都时到月底在统计，部门经理和财务部在审批费用报销单时的不能快速准确的知道各项费用已经报销金额，因此无法与本月费用计划比较，不利于部门和公司的费用控制。建立系统后希望随时能够查看已报销的情况。

　 3.7建立《月度各部门费用汇总》模版



　　 《月度各部门费用汇总》数据来自于报销后的《费用报销单已报销》，建立表间公式如下：



　　 其它费用类型的公式类似，不再赘述。

　　 注意：本报表中，由于“部门”一列行数为有限行，而且最下面还有一行“合计”，因此在定义重复数据项时，选择“下方不可扩展”。同时为了每次费用类别的顺序保持不变，实现在建立模版时就填好“部门”。通过表间公式筛选出的数据就会按照此顺序填写。

　　 3.8建立《年度各部门费用汇总》模版



　　 此报表的格式与《部门各类费用年度支出表》类似，定义数据表和表间公式的方法相同，不再赘述。

　　 4、系统应用

　　 下面将按照实际工作先后顺序介绍这套费用报销管理系统的应用情况

　　 4.1各部门填报《部门月度费用计划申请表》

　　 以销售内勤周雯填报为例，路径：“报表管理??报表填报??部门月度费用计划申请表”，界面如下：



　　 上图中黄色单元格部分，是系统自动填写的（通过设定数据规范实现），其他单元格由周雯填写。

　　 4.2财务经理审批《部门月度费用计划申请表》

　　 路径：“报表管理??报表查阅??部门月度费用计划申请表”,见下图：

　　 双击，打开查看，如果通过审批，则另存为《部门月度费用计划表》。

　　 4.3各部门费用报销人员填写《费用报销单》

　　 以销售内勤周雯填报为例，路径：“报表管理??报表填报??费用报销单”，界面如下：



　　 上图中黄色单元格部分，是系统自动填写的（通过设定数据规范实现），费用类别由于设定了数据规范，填写时不用输入，直接从下拉菜单中选择。单元格“金额”“用途说明”“附件张数”由周雯填写，“已报销金额”“本用费用计划”通过应用表间公式自动填写。应用方法：右键??应用公式??选择公式名称??应用。界面如下：



　　 填写完整后，打印出来，部门经理签字，比较“已报销金额”是否超过“本月费用计划”，决定是否需要财务经理签字。

　　 4.4财务会计报销

　　 财务会计为其办理报销手续后，通过查阅界面打开报销人填报的《费用报销单》，令存为《费用报销单已报销》，同时填写“报销时间”。

　　 4.5各部门查询本部门某个时间段内报销清单

　　 路径：报表管理??报表填报??部门费用报销统计表

　　 首先填写上“统计起始时间”“终止时间”。“部门”系统根据当前登录用户自动默认。应用公式后得到下表。如果只是查询，关闭报表时不用保存；如果希望保存结果，点击“报表管理??保存”即可。



　　 4.6各部门查询或填报本部门全年各类费用支出情况

　　 路径：报表管理??报表填报??部门各类费用年度支出表

　　 首先填写上“统计年度”“终止时间”。“部门”系统根据当前登录用户自动默认。应用公式时选择“二月”，见下图，则筛选出2月份的报销金额：





　　 注意：上表统计了全年的费用情况，时间跨度大，在年底之前使用此报表只能填写其中已经发生的部分。因此从第二个月填写时就可以直接从“报表查阅”界面打开上月填写的此报表，直接运行提取本月费用数据的公式即可。

　　 4.7财务部填报《月度各部门费用汇总》

　　 财务会计负责填报。路径：报表管理??报表填报??月度各部门费用汇总

　　 首先填写上“统计年份”“月份”。应用公式点击“全选”，则同时筛选出当月各部门各类费用的报销金额：



　　 4.8财务部填报《年度各部门费用汇总》

　　 填报方法与上表同

　　 4.9报表查阅、修改、删除

　　 用户只能够查阅自己权限内的报表，在“报表设计”时授予“填报”“查阅”。路径：报表管理??报表查阅。

　　 查阅报表分为两类，“我填报的”“报给我的，双击报表清单的记录可以打开对应表单。以财务经理为例，其可查阅的报表如下图：



　　 点击左上角的望远镜 按钮，还可以进行条件查询，如下图：



　　 其它功能说明：

　　 双击打开“我填报的”文件夹中的报表可以修改表单内容

　　 双击打开“报给我的” 文件夹中的报表只能查看，不能修改

　　 右键??“删除”可以删除“我填报的” 文件夹中的错误表单

　　 4.10 数据查询

　　 用户只能够查询自己填报和查阅权限内的报表，数据查询界面能直接查看报表内填写的内容。界面如下：



　　 查询时可以选择“全部数据”或“条件查询”，条件查询可以设定多种条件组合查询，界面如下：



　　 5、结合EXCEL实现动态图表分析

　　 上面提到的都是用报表分析数据，如果把EXCEL服务器自动统计汇总的功能与EXCEL的图形分析功能结合起来，就能做成动态的图表分析。

　　 下面以分析《部门各类费用年度支出表》中各类费用各月支出的波动趋势为例：

　　 1）在EXCEL的另一个Sheet插入图表：切换到另一个sheet,点击EXCEL工具栏中“插入图表”，然后选择图表类型，如下图：



　　 2）选择数据源

　　 图表向导进入到“数据区域”选择时，切换到《部门各类费用年度支出表》，选择数据区域，下图选中了电话费各月支出金额行。



　　 3）按照向导的指示，完成下面其他步骤，同时对报表的颜色、字体、背景等进行调整，进一步美化。由于所选区域数据均为空，完成后的图形中没有出现折线，如下图。



　　 4）应用公式

　　 应用1-4月的公式，筛选出1-4月的各类费用



　 5）与图表建立超级链接，点击“电话费”，自动切换到图表界面

　　 方法如下：选中“电话费”单元格——右键——超级链接，出现一下界面。点击“书签”，选择图表所在的sheet3.



　　 6）建立超级链接，切换回表格界面

　　 在图表界面，选择一个单元格，可以输入提示文字“返回报表”，选中此单元格，与报表界面建立超级链接（方法与上一步相同）。



　　 其它费用类型的图形分析建立方法相同，不再赘述。

　　 同样，在《月度各部门费用汇总》中可以建立饼型图分析各类费用不同部门所占的比例，如下图：



6、系统管理常用功能

　　 6.1数据备份和恢复

　　 数据安全是系统管理员最关心的，EXCEL服务器提供了完备的数据备份和恢复功能。

　　 方法：以管理员身份登录EXCEL服务器管理台——右键点击服务器名称——所有任务——数据备份/数据回复。另外，还可以使用SQL Server的自动备份功能自动备份数据库。



　　 6.2通过“系统日志”查看操作记录

　　 方法：以管理员身份登录EXCEL服务器管理台——系统日志



　　 6.3查看当前在线用户

　　 方法：以管理员身份登录EXCEL服务器管理台——当前活动

　　 以上就是用EXCEL服务器设计的费用管理系统，笔者在设计和应用过程中，对EXCEL服务器软件的特点体会如下：

　　  整个设计过程完全不需要编程，简单易用

　　  用户可根据自身需要设计符合自身特点的信息系统

　　  以EXCEL为基本操作界面，培训工作大大减少

　　  可以不断扩充系统的业务范围，满足不断变化的需求